Cómo escribir tus reglas de decisión en lenguaje claro

Una regla de decisión es una frase que dice qué haces en una situación concreta y por qué. Todos los profesionales del conocimiento las usan: un consultor sabe cuándo un proyecto no le conviene, una formadora sabe cuándo cambiar de ejercicio, un asesor sabe qué pregunta hacer antes de dar una cifra. La mayoría de esas reglas no están escritas en ningún sitio; viven en la cabeza de quien las aplica.

Escribirlas tiene dos utilidades. La primera es para ti: al formular una regla descubres si de verdad la aplicas siempre, cuáles son sus excepciones y si todavía la compartes. La segunda es para quien trabaja contigo, sea una persona de tu equipo o tu gemelo digital: una regla escrita se puede transmitir, revisar y mejorar; una intuición, no.

Porque una regla que solo entiende quien la escribió no se puede revisar. Y una regla que no se puede revisar no sirve para delegar.

La norma ISO 24495-1, publicada en 2023, fija principios y directrices para redactar documentos en lenguaje claro, y precisa que se aplican también a la redacción técnica. Una regla de decisión es un texto técnico muy corto, así que la exigencia es la misma: que quien la lea la entienda a la primera y sepa qué hacer con ella.

En la práctica, lenguaje claro significa frases cortas, una idea por frase, condiciones explícitas y palabras que usarías hablando con un cliente. Si una regla necesita un glosario para entenderse, hay que reescribirla.

Una buena regla responde a cuatro preguntas: cuándo se aplica, qué haces, por qué y de dónde sale.

Con esas cuatro partes, la regla se puede comprobar: basta con buscar un caso real y ver si la condición se cumplió y la acción se aplicó.

Se escriben mejor empezando por casos que por principios. Este método en seis pasos funciona para casi cualquier profesión.

• 1. Elige un área: propuestas, primeras reuniones, seguimiento de proyectos, selección de clientes. Una sola para empezar.
• 2. Recuerda cinco casos reales de esa área, los que mejor y los que peor salieron.
• 3. Pregúntate en cada caso qué decidiste y por qué. Escríbelo tal como lo contarías a un colega.
• 4. Busca lo que se repite. Si en tres casos hiciste lo mismo por la misma razón, ahí hay una regla.
• 5. Redáctala con las cuatro partes: condición, acción, porqué y fuente.
• 6. Ponla a prueba con un caso nuevo. Si la regla no te habría dicho qué hacer, le falta una condición o tiene una excepción que conviene escribir.

Un buen ritmo es escribir pocas reglas cada vez y revisarlas al cabo de unos días con la cabeza fría. Las reglas escritas de un tirón suelen ser demasiado generales.

La diferencia casi siempre está en la condición. Una regla mala dice lo que valoras; una regla buena dice lo que haces.

Una forma rápida de detectar una regla mala: si al leerla nadie podría discrepar, probablemente no dice nada.

Escríbelas como reglas propias o como parte de la condición. Una regla con excepciones no escritas es una trampa: quien la aplique la seguirá en el caso en que tú no la habrías seguido.

Por ejemplo, si tu regla es «no presupuesto sin conocer a quien decide», pero haces una excepción con clientes que ya te han contratado antes, la regla queda así: «Si el cliente es nuevo y no conozco a quien decide, no envío presupuesto. Con clientes que ya me han contratado, lo envío y pido la reunión después.»

También conviene marcar lo segura que es cada regla. Una regla que has aplicado durante años tiene confianza alta; una que has deducido de dos casos es una hipótesis con confianza baja, y lo honesto es decirlo.

Revisándolas cuando cambia algo: un caso que la contradice, un cambio en tu mercado, una opinión nueva. La norma ISO 30401, que fija requisitos para los sistemas de gestión del conocimiento, habla de establecer, mantener, revisar y mejorar; la misma secuencia sirve para un conjunto de reglas.

Lo práctico es trabajar por versiones. Corriges las reglas en un borrador y, cuando está listo, lo pones en vigor con una nota que explique qué cambia y por qué. Así siempre sabes qué criterio estaba vigente en cada momento.

En Digital Twin by Legathum, estas reglas forman el Libro de Criterio, la capa del cerebro de cada gemelo donde viven tus reglas de decisión, en lenguaje claro, revisadas y aprobadas por ti y cada una con su fuente. Las reglas pueden llegar como candidatas desde tus documentos y tus sesiones, pero ninguna vale hasta que una persona la revisa.

Escribir bien las reglas es lo que hace que un gemelo valga algo. Copiar una cara está al alcance de cualquiera; lo difícil es copiar el juicio de una persona.

• Hoy: el Libro de Criterio de cada gemelo, con reglas que entran por revisar, se aprueban por versión y se exportan en Markdown o YAML.
• Está en construcción: que el gemelo aplique tus reglas en la conversación y diga de qué regla sale cada respuesta.